Política de tratamiento de datos personales

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos en energysnake.com es Energy Snake.

• Correo para todo lo relacionado con tus datos: contacto@energysnake.com.
• Sitio web: https://energysnake.com.

Las consultas y reclamos sobre datos personales los atiende directamente el equipo de Energy Snake a través de ese correo (ver el punto 14).

2. Definiciones y principios

Usamos las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012: titular es la persona a quien se refieren los datos; tratamiento es cualquier operación sobre ellos (recoger, guardar, usar, circular o suprimir); responsable es quien decide sobre el tratamiento y encargado quien lo hace por cuenta del responsable; autorización es tu consentimiento previo, expreso e informado.

Tratamos tus datos según los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (artículo 4 de la Ley 1581 de 2012): solo pedimos lo que necesitamos para cada servicio, solo lo usamos para lo que te informamos y no lo vendemos.

3. Cómo obtenemos tu autorización

Te pedimos la autorización con una casilla que marcas tú mismo (nunca viene marcada) antes de enviar un formulario, de crear una cuenta o de emitir un certificado. Guardamos la fecha en que la diste para poder probarla. Cuando uses un servicio que requiera un dato nuevo o una finalidad distinta a las de esta política, te pediremos una autorización nueva.

4. Qué datos tratamos y para qué

Cotizador solar. Nombre, número de WhatsApp o teléfono, correo, ciudad, dirección y ubicación aproximada (coordenadas) del inmueble, operador de red, estrato, consumo de energía y, si la subes, la imagen o PDF de tu factura de energía y los datos que se leen de ella. Finalidades: calcular tu sistema solar y tu propuesta, enviarte el PDF por correo, contactarte sobre tu cotización y, si lo autorizas, hacerle seguimiento.

Formularios de contacto, estudios de conexión y planos eléctricos. Nombre, correo, teléfono, empresa (opcional), municipio, datos técnicos del proyecto y tu mensaje. Finalidades: responder tu solicitud, preparar la cotización del servicio y prestarlo si lo contratas.

Tu cuenta. Nombre, correo, contraseña (la guarda cifrada nuestro proveedor de autenticación: nadie en Energy Snake puede verla), rol y plan de la cuenta, fecha en que aceptaste esta política y lo que guardas en ella (cotizaciones, proyectos del dimensionador, tus precios de componentes y tus solicitudes de componentes nuevos). Finalidades: crear y mantener la cuenta, guardar tu trabajo, enviarte códigos de verificación y avisos de seguridad y atender tus solicitudes.

Academia. Cursos en los que te inscribes, lecciones vistas, respuestas y resultados de las actividades y evaluaciones, y fechas de avance. Finalidades: guardar tu progreso, habilitar las evaluaciones y comprobar que cumpliste los requisitos para el certificado.

Academia Solar. Tu avance en el simulador (experiencia, misiones superadas con sus estrellas, logros y estadísticas de casos al azar). Finalidad: que lo conserves al cambiar de dispositivo. Además se guarda una copia en tu navegador para que el simulador responda al instante.

Certificados. Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identidad, curso, horas y fechas de inicio y aprobación, y la fecha en que autorizaste la publicación de tu nombre. Finalidades: emitir el certificado y permitir que cualquier persona con su código lo verifique. En la página pública de verificación aparecen tu nombre, el curso, las horas, las fechas de realización y de expedición, quién certifica y el estado del certificado; nunca tu número de documento, tu correo ni otros datos de tu cuenta.

Instructores y certificantes. Nombres, apellidos, tipo y número de documento, tarjeta o matrícula profesional, cargo e imagen de la firma, además del contenido que suben a sus cursos. Finalidades: identificar a quien certifica, imprimir su firma en los certificados y publicar su nombre en los cursos que dicta. El documento de identidad del certificante no se publica.

Pagos del plan Pro y de certificados. Correo con el que pagas, número de la transacción y de la suscripción en Mercado Pago, valor, modalidad, estado y fechas. Los datos de tu tarjeta o cuenta bancaria los recibe y trata directamente Mercado Pago como responsable independiente; Energy Snake nunca los recibe ni los guarda. Finalidades: activar y renovar tu plan, asignar créditos de certificación, atender retractos, reembolsos y reversiones y cumplir obligaciones contables y tributarias.

Programa de referidos. Si invitas a otras personas o te registras usando el enlace de un colega, tratamos el código de referido, el vínculo entre la cuenta que invita y la que es invitada, la fecha de registro, el estado de suscripción y los meses de beneficio acumulados. En el panel de la persona que te refirió únicamente se muestra tu nombre (o "Usuario invitado") y tu correo electrónico con caracteres enmascarados (por ejemplo, us***o@ejemplo.com) para proteger tu privacidad. Finalidades: atribuir los beneficios y meses adicionales del plan Pro conforme a las condiciones del programa y prevenir fraudes o autoreferencias.

Seguridad y uso del servicio. Un identificador aleatorio de cada dispositivo con sesión abierta, una descripción del navegador y sistema operativo, y las fechas de inicio y último uso; para el límite de uso del cotizador gratuito guardamos tu dirección IP transformada con una función criptográfica (hash), no la IP original. Finalidades: aplicar el límite de dispositivos del plan, prevenir abusos y fraudes y proteger las cuentas.

5. Lectura de facturas con inteligencia artificial y mejora de tarifas

Cuando subes una factura de energía, un servicio de inteligencia artificial la lee para extraer el consumo, la tarifa y los datos técnicos que necesita la cotización. Puedes corregir lo que se extrajo y, si prefieres no subir la factura, digitar tu consumo a mano. Nuestro equipo puede revisar la lectura para corregir errores.

De las facturas tomamos además la tarifa por kilovatio hora del operador de red, el estrato y el mes, y los usamos para mantener actualizadas las tarifas con que el sitio calcula todas las cotizaciones. Esa información se usa de forma agregada: nunca publicamos tu nombre, tu dirección, tu número de cuenta ni tu factura.

No usamos tus datos para tomar decisiones que te produzcan efectos jurídicos basadas únicamente en un tratamiento automatizado: la cotización es una estimación y el diseño final lo revisa una persona.

6. Datos de tus clientes (usuarios del plan Pro)

Si usas el dimensionador o el cotizador para tus propios clientes, los datos que registres de ellos (nombre, dirección, consumo, facturas) los tratamos como encargados por tu cuenta: solo para prestarte el servicio, sin usarlos para contactarlos ni para fines propios, salvo la mejora agregada de tarifas descrita en el punto 5. Tú eres el responsable de esos datos y declaras contar con la autorización de tus clientes para registrarlos en Energy Snake.

7. Datos sensibles y de menores de edad

No te pedimos datos sensibles (origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, salud, vida sexual ni datos biométricos) y te pedimos no incluirlos en los mensajes ni en los archivos que subas. Si llegaran a ser necesarios, te lo informaríamos antes y responder sería facultativo.

Los servicios están dirigidos a personas mayores de edad. Un menor de edad puede tomar los cursos y obtener su certificado solo con la autorización de su representante legal, que puede ejercer por él los derechos de esta política. Trataremos esos datos respetando el interés superior del menor y sus derechos fundamentales (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012).

8. Con quién compartimos tus datos

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. Solo los compartimos en estos casos:

• Proveedores que los tratan por nuestra cuenta (encargados), bajo nuestras instrucciones y con obligaciones de confidencialidad y seguridad: Vercel (alojamiento del sitio), Supabase (base de datos y autenticación), Cloudflare (almacenamiento de archivos, como facturas y material de los cursos), Resend y Zoho (envío de correos), Google (lectura de facturas con Gemini, ubicación de direcciones con Google Maps y medición de visitas con Google Analytics), OpenAI (lectura de facturas como proveedor alterno) y OpenStreetMap (ubicación de direcciones).
• Mercado Pago, para procesar los pagos, como responsable de los datos que tú le das.
• El operador de red y otras entidades del sector, cuando contratas un servicio que lo requiere (por ejemplo, el trámite de conexión de tu sistema solar), y solo con los datos necesarios para ese trámite.
• Autoridades administrativas o judiciales que los pidan en ejercicio de sus funciones legales.

9. Transferencia y transmisión internacional

Varios de los proveedores del punto 8 guardan o procesan la información en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Al aceptar esta política autorizas de forma expresa esa transmisión internacional, que se hace solo para las finalidades aquí descritas y con proveedores que ofrecen niveles adecuados de protección de datos, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y a las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Cookies y almacenamiento en tu navegador

Usamos cookies estrictamente necesarias para mantener tu sesión iniciada y proteger tu cuenta, y almacenamiento local del navegador para: (a) recordar preferencias y el avance de formularios o simuladores; y (b) conservar temporalmente el código del programa de referidos si ingresas mediante el enlace de invitación de un colega (con vigencia de hasta 30 días o hasta que te registres), para que el beneficio pueda ser atribuido si decides completar tu registro más adelante. El sitio puede usar Google Analytics, que instala cookies para medir de forma agregada cuántas personas lo visitan y qué páginas usan; no lo usamos para publicidad. Puedes bloquear o borrar las cookies desde la configuración de tu navegador o instalar el complemento de inhabilitación de Google Analytics; si bloqueas las cookies necesarias, no podrás iniciar sesión.

11. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexión cifrada (HTTPS), contraseñas cifradas, acceso a la base de datos restringido por reglas por usuario, archivos privados que solo se abren con enlaces temporales y acceso interno limitado a quien lo necesita. Te confirmamos el correo y te ayudamos a recuperar la contraseña con códigos de un solo uso: nunca te pediremos ese código por WhatsApp, llamada ni correo.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que afecte tus datos, lo informaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio y te avisaremos cuando corresponda.

12. Cuánto tiempo conservamos tus datos

• Solicitudes y cotizaciones sin cuenta: mientras sean útiles para atender tu solicitud y hacerle seguimiento, o hasta que pidas eliminarlas.
• Cuenta y lo que guardas en ella: mientras la cuenta esté activa. Si pides eliminarla, se borran también tus cotizaciones, proyectos, avance en los cursos y certificados.
• Certificados: mientras exista el certificado, para que pueda verificarse. Si retiras la autorización de publicar tu nombre, el certificado deja de poder verificarse.
• Pagos: los registros contables y tributarios se conservan durante el plazo que exige la ley (diez años para los libros y papeles del comerciante), aunque elimines tu cuenta.

Cumplido el plazo, suprimimos los datos o los dejamos de forma que no te identifiquen.

13. Tus derechos como titular

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos, incluidos los parciales, inexactos o incompletos.
• Pedir prueba de la autorización que nos diste.
• Ser informado, previa solicitud, del uso que les hemos dado.
• Revocar la autorización y pedir la supresión de tus datos —incluida tu cuenta—, salvo cuando debamos conservarlos por un deber legal o contractual.
• Acceder gratis a tus datos al menos una vez al mes y cada vez que cambie esta política.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber hecho tu consulta o reclamo ante nosotros.

Pueden ejercerlos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor de otro.

14. Cómo presentar consultas y reclamos

Escríbenos a contacto@energysnake.com indicando tu nombre, tu documento de identidad, el correo o teléfono al que te respondemos y lo que solicitas. Si actúas en nombre de otra persona, adjunta el documento que te acredita. Para proteger tus datos, podemos pedirte que confirmes tu identidad antes de responder.

Consultas (conocer tus datos o cómo los usamos): respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde que la recibimos. Si no podemos hacerlo en ese plazo, te diremos por qué y te responderemos a más tardar cinco (5) días hábiles después (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos (corregir, actualizar o suprimir tus datos, revocar la autorización o señalar un incumplimiento): incluye la descripción de los hechos y los documentos que quieras hacer valer. Si el reclamo está incompleto, te pediremos completarlo dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; si pasan dos (2) meses sin que lo hagas, se entenderá que desististe. Mientras tramitamos el reclamo marcamos tus datos con la leyenda «reclamo en trámite». Respondemos en un máximo de quince (15) días hábiles; si no es posible, te informaremos el motivo y responderemos a más tardar ocho (8) días hábiles después (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

15. Comunicaciones comerciales

Solo te enviamos información comercial por los canales que autorizaste y sobre los servicios que solicitaste o que se relacionan con ellos. Respetamos los horarios y la frecuencia que fija la Ley 2300 de 2023: no te contactaremos los domingos ni festivos, y entre semana solo en los horarios permitidos. Puedes pedirnos en cualquier momento que dejemos de hacerlo, por el mismo canal o escribiendo a contacto@energysnake.com. Los correos de seguridad de tu cuenta, de pagos y de certificados no son comerciales y se siguen enviando mientras la cuenta exista.

16. Cambios a esta política y vigencia

Si cambiamos esta política de forma sustancial —en especial la identificación del responsable o las finalidades—, lo publicaremos en esta página y te avisaremos por correo antes de aplicar el cambio. Si el cambio afecta la finalidad, te pediremos una autorización nueva.

Esta versión rige desde el 29 de octubre de 2026. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades descritas y los plazos del punto 12.